Le Gérontopôle Nouvelle-Aquitaine met à disposition des établissements et services médico-sociaux (ESMS) un kit clé en main pour organiser, en deux heures environ, un atelier consacré aux usages du numérique. Décliné en cinq parcours et conçu à partir d’une méthode expérimentée avec les Communautés d’Innovation, il permet aux équipes d’identifier, de qualifier et de hiérarchiser collectivement leurs besoins.
Partir des besoins exprimés par les professionnels
Dans les établissements et services médico-sociaux, le numérique occupe une place croissante dans l’accompagnement des personnes, la coordination des professionnels et l’organisation des activités.
Ses usages restent néanmoins très variables selon les structures, les métiers, les parcours et les territoires. Certains outils apportent une réelle valeur ajoutée, tandis que d’autres répondent encore imparfaitement aux réalités du terrain ou génèrent de nouvelles contraintes pour les équipes.
Quels usages numériques répondent aujourd’hui aux besoins des professionnels et des personnes accompagnées ? Quels outils ou services manquent encore dans les pratiques quotidiennes ? Quelles évolutions pourraient améliorer la qualité de l’accompagnement, la coordination des interventions, l’organisation des structures ou les conditions de travail ?
Pour apporter des éléments de réponse à ces questions, le Gérontopôle Nouvelle-Aquitaine a engagé une démarche consacrée aux usages du numérique dans le cadre de la saison 3 de l’action régionale « E-Santé et Bien-Vieillir en Nouvelle-Aquitaine ».
L’objectif est de construire une photographie partagée et hiérarchisée des besoins numériques réels des établissements et services médico-sociaux. En rendant visibles les priorités exprimées par les professionnels et la valeur attendue de chaque usage, cette démarche doit favoriser l’élaboration de réponses adaptées aux réalités du secteur.
Les besoins identifiés pourront nourrir la réflexion des différents acteurs concernés : établissements souhaitant faire évoluer leurs pratiques, entreprises développant des solutions innovantes, porteurs de projets, acteurs institutionnels ou financeurs construisant des dispositifs d’accompagnement et des appels à projets.
Il s’agit ainsi de créer un terrain propice à l’émergence de solutions véritablement utiles, en rapprochant l’offre d’innovation des besoins exprimés par les professionnels et les personnes accompagnées.
Les Communautés d’Innovation au cœur de la démarche
Pour recueillir la parole des professionnels, le Gérontopôle a tout d’abord conçu et animé des ateliers exploratoires avec plusieurs Communautés d’Innovation de Nouvelle-Aquitaine.
C’est précisément dans ce type de démarche que les Communautés d’Innovation prennent tout leur sens. Leur connaissance des territoires, leur capacité à réunir des professionnels aux profils complémentaires et la dynamique collective qu’elles entretiennent ont permis de mobiliser largement les acteurs de terrain.
Leur engagement a été déterminant pour faire remonter des besoins concrets, croiser les expériences et construire une réflexion représentative de la diversité des pratiques en Nouvelle-Aquitaine.
Cette première phase s’est appuyée sur cinq grands parcours :
- les usages du numérique dans les parcours de soins, avec la Communauté d’Innovation Haut Val de Sèvre et du Mellois ;
- les usages du numérique en prévention santé, avec la Communauté d’Innovation Dordogne-Périgord ;
- les usages du numérique en résidences autonomie et foyers-logements, avec la Communauté d’Innovation Bordeaux-Graves ;
- les usages du numérique en EHPAD, avec la Communauté d’Innovation Pays basque ;
- les usages du numérique dans les services autonomie à domicile — SAAD, SSIAD et SPASAD — avec la Communauté d’Innovation Haute-Vienne.
À partir de scénarios représentant des situations professionnelles concrètes, les participants ont été invités à identifier les usages numériques déjà présents dans leur quotidien, ceux qui leur font défaut et les améliorations qu’ils pourraient apporter.
Les échanges ont notamment porté sur l’organisation des activités, la qualité des soins et des accompagnements, la coordination entre les intervenants, la prévention des risques et les conditions de travail des équipes.
Ces ateliers ont permis de faire émerger et de hiérarchiser des besoins variés : outils d’orientation ou d’admission, solutions de coordination, outils d’organisation et d’évaluation des activités, ou encore dispositifs de prévention et de prédiction des risques.
Pour chaque usage, les professionnels ont également été amenés à préciser la valeur attendue, les gains potentiels et les bénéficiaires concernés.
Une méthode désormais accessible à tous les ESMS
Fort de cette première mobilisation, le Gérontopôle souhaite aujourd’hui élargir la démarche à l’ensemble des établissements, services, organisations et structures volontaires.
Le kit d’animation « Numérique et bien-vieillir » reprend les supports et la méthode utilisés au cours des premiers ateliers. Grâce à un déroulé prêt à l’emploi et à des consignes détaillées, chaque structure peut organiser sa propre séance de travail en autonomie.
Le kit comprend notamment :
- un guide détaillé pour préparer et conduire l’atelier ;
- cinq parcours thématiques accompagnés de scénarios ;
- des cartes pour identifier et formaliser les usages numériques ;
- des outils de classement pour déterminer les priorités ;
- des supports pour qualifier les bénéfices et les gains attendus ;
- une séquence de réflexion consacrée aux usages possibles de l’intelligence artificielle ;
- une liste du matériel nécessaire ;
- des conseils pour mobiliser les participants ;
- un déroulé d’animation étape par étape.
Ces ressources ont été conçues pour guider l’animateur tout au long de la démarche, faciliter l’organisation des ateliers et harmoniser les productions recueillies dans les différents territoires.
L’atelier peut être organisé en deux heures environ. Il est recommandé de réunir des professionnels exerçant des métiers et des fonctions variés afin de croiser les regards : personnels soignants, professionnels de l’accompagnement, équipes administratives, encadrants, directions, acteurs de la coordination ou représentants des usagers.
Un temps de cohésion au service d’une démarche régionale
Pour un établissement ou un service, organiser un atelier constitue d’abord une occasion de prendre du recul sur ses pratiques. Ce temps collectif permet aux équipes de confronter leurs expériences, de partager leurs difficultés et de construire une vision commune de leurs besoins numériques.
La démarche peut nourrir un projet d’établissement, accompagner une réflexion sur les organisations ou s’intégrer à un temps de cohésion interne. Elle offre aux professionnels un cadre concret pour répondre ensemble à une question centrale : de quoi avons-nous réellement besoin pour améliorer nos pratiques et l’accompagnement des personnes ?
Chaque atelier contribue également à une réflexion régionale plus large. Les productions recueillies permettront au Gérontopôle de consolider une vision des priorités en matière de numérique et de bien-vieillir.
Elles aideront à mieux faire connaître les besoins du secteur et à éclairer les réponses susceptibles d’être apportées par les établissements, les entreprises, les acteurs de l’innovation, les institutions et les financeurs.
En organisant leur propre atelier, les structures participantes contribuent ainsi à rapprocher les solutions numériques des besoins réellement exprimés sur le terrain.
Téléchargez le kit et organisez votre atelier
Les Communautés d’Innovation ont ouvert la voie en mobilisant les acteurs de leurs territoires et en expérimentant la méthode. Le Gérontopôle invite désormais les ESMS, les établissements de santé, les services, les organisations et les structures territoriales à s’emparer à leur tour de la démarche.
Pour organiser un atelier, il suffit de choisir l’une des cinq thématiques proposées, de réunir les professionnels concernés et de suivre le guide d’animation.
Pour partager les résultats, quelques photographies des productions réalisées pendant l’atelier pourront ensuite être transmises au Gérontopôle. Aucune base de données complexe ni grille de résultats supplémentaire n’est à compléter.